Planilha de gestão de ativos — grátis, com disponibilidade, MTBF e MTTR

Manutenção é custo até virar número. Enquanto o que a equipe faz não aparece medido em lugar nenhum, a conversa na reunião é sempre a mesma: alguém pergunta por que a máquina parou de novo, e a resposta é uma história. Histórias não seguram orçamento — quem consegue dizer que aquele equipamento ficou indisponível tantas horas no trimestre, e que o tempo médio de reparo caiu, está numa posição diferente de quem só garante que a equipe correu.

O obstáculo raramente é falta de vontade. É que os números de manutenção parecem exigir sistema, e a maioria das empresas pequenas não tem. Esta planilha de gestão de ativos existe para provar o contrário: você registra as paradas, e disponibilidade, MTBF e MTTR saem calculados por equipamento — sem macro, sem sistema e sem digitar a mesma coisa duas vezes.

O que a planilha faz

São oito abas, e você preenche só quatro. Em Ativos ficam as máquinas; em Paradas, cada saída de operação, com TAG, tipo, início e fim; em Manutenções, o que foi ou será feito; em Documentos, o que tem validade e não pode vencer. As duas últimas, Por ativo e Painel, são de leitura — vêm protegidas porque são calculadas.

O motor é a aba Paradas, e ela concentra tudo de propósito: os três indicadores nascem das mesmas linhas, então não existe segundo lugar para digitar a mesma informação nem risco de dois números divergirem. Parada que ainda não terminou fica com o fim em branco e conta até agora. A TAG sai de lista suspensa nas três abas de lançamento, e isso não é conforto: um COMP-1 digitado no lugar de COMP-01 faria aquela linha sumir dos indicadores sem nenhum erro na tela. O exemplo vem com dez máquinas, quatorze paradas, dezesseis manutenções e onze documentos, para você ver os cálculos rodando antes de colocar os seus.

Como calcular disponibilidade, MTBF e MTTR

Os três saem da mesma base, mas cada um responde uma pergunta diferente — e cada um exclui alguma coisa de propósito. É essa exclusão que faz o número significar o que promete.

Indicador	A pergunta	Como se calcula
Disponibilidade	Quanto do tempo a máquina esteve disponível?	(1 − horas paradas ÷ horas observadas) × 100
MTBF	Quanto tempo ela roda entre uma parada e outra?	(horas observadas − horas paradas) ÷ nº de paradas
MTTR	Quanto tempo leva para consertar?	média das paradas que terminaram na janela

Repare no MTTR: parada em aberto não entra na conta. Ela tem tempo decorrido, não tempo de reparo — enquanto o conserto não acabou, ninguém sabe quanto ele vai durar, e incluir esse número puxaria a média para um valor que não significa nada.

O MTBF tem uma decisão parecida. Sem nenhuma parada no período, ele simplesmente não existe: a planilha mostra vazio em vez de inventar um número. Máquina que não parou não tem “tempo médio entre falhas”, e escrever qualquer coisa ali seria dar aparência de medição a uma ausência de dado.

E as médias do painel são ponderadas, não média de médias: somam-se os numeradores e os denominadores de todos os ativos antes de dividir. A diferença aparece rápido — um equipamento que parou três vezes precisa pesar mais que um que parou uma, e a média simples trata os dois como iguais.

A janela de observação, e por que ela decide o número

O indicador olha os últimos 90 dias, e esse recorte é ajustável. Ele não é detalhe de configuração: é o que torna o número comparável.

Indicador de manutenção sem janela declarada não quer dizer nada. Disponibilidade de 97% em três meses e disponibilidade de 97% em três anos descrevem realidades diferentes, e a segunda esconde qualquer coisa que tenha acontecido recentemente. Quando alguém apresenta um número desses numa reunião sem dizer o período, a primeira pergunta certa é justamente essa.

Duas consequências práticas do recorte. As paradas são cortadas na borda: se uma parada começou antes da janela e terminou dentro, só o pedaço que caiu dentro conta — do contrário um evento antigo contaminaria um período em que ele quase não existiu. E se o equipamento foi cadastrado depois do início da janela, ela começa no cadastro: sem isso, uma máquina nova apareceria com disponibilidade perfeita apenas por não ter tido tempo de quebrar, e entraria na média puxando tudo para cima.

Nas manutenções e nos documentos a lógica é a mesma, aplicada a prazo em vez de duração: documento com validade vencida aparece como Vencido, e o que vence nos próximos trinta dias, como Vence em breve; manutenção Aberta com data prevista já passada vira Atrasada. É o mesmo princípio dos indicadores — o estado é calculado a partir da data, não digitado por alguém que precisa lembrar de atualizar.

Requisitos

Excel 2010 ou superior, Google Sheets ou LibreOffice. Sem macro, sem fórmula matricial e sem nada que dependa de versão recente. As abas calculadas vêm protegidas: fundo branco é o que você preenche, fundo cinza e itálico é o que a planilha calcula.

Perguntas frequentes

Preciso me cadastrar para baixar?

Não. O download é direto, sem formulário e sem e-mail. Use e adapte à vontade no seu trabalho, inclusive com os seus clientes — o que não vale é revender o arquivo nem publicá-lo em outro site como material próprio.

Quantos equipamentos ela suporta?

Cem ativos, trezentas paradas, trezentas manutenções e cento e cinquenta documentos — para uma equipe enxuta, bastante tempo de histórico antes de encostar em qualquer limite.

Como registro uma parada que ainda não terminou?

Deixe o campo de fim em branco. A planilha entende que a máquina continua parada e conta o tempo até agora, então a disponibilidade já reflete o problema em curso. Quando o conserto terminar, preencha a data — e só então aquela parada passa a contar no MTTR.

Posso mudar a janela de 90 dias?

Pode, na aba Parâmetros. Só mantenha a mesma janela quando for comparar períodos ou equipamentos — é o que torna a comparação válida.

Dá para usar junto com as outras planilhas?

Dá. As quatro falam da mesma fábrica de exemplo e das mesmas dez máquinas, com as mesmas TAGs, e nas que cadastram equipamento as primeiras colunas do cadastro são idênticas — você cadastra numa e cola nas outras.

O que muda quando deixa de ser planilha

Se a sua dúvida é como essa rotina acontece na prática, além da planilha, a resposta está em Como organizar a gestão de ativos. É lá que mostramos como cada equipamento ganha uma ficha com histórico de paradas e documentos com validade, como a etiqueta com QR Code elimina o registro na máquina errada e como disponibilidade, MTBF e MTTR são calculados com as decisões que impedem o número de mentir — a janela de observação que começa no cadastro e a média que informa quantos reparos entraram nela.