Planilha de manutenção preventiva — grátis, com cronograma automático e folha de campo

Manutenção preventiva é uma rotina que se repete: o mesmo serviço, no mesmo equipamento, a cada tantos dias. Quando essa regra está escrita com clareza, o cronograma inteiro passa a ser consequência dela — e é exatamente assim que esta planilha trabalha.

Você descreve o que se faz em qual equipamento, de quantos em quantos dias e quantas vezes. A programação de dois anos aparece pronta, e com ela a aderência ao plano, a pontualidade e um calendário de 28 dias que mostra o que venceu e o que vem. Nenhuma data de manutenção precisa ser digitada. E, para cada plano, a folha de campo sai pronta para imprimir: as tarefas daquela preventiva, com espaço para marcar o que foi feito e anotar medições.

O que a planilha faz

Dez abas: Leia-me, Parâmetros, Ativos, Planos, Tarefas do plano, Folha de Campo, Calendário, Cronograma (calculado), Resumo por ativo e Painel. Você descreve o plano uma vez — o ativo, o que se faz, de quantos em quantos dias e quantos eventos programar — e não digita data de manutenção nenhuma. As tarefas de cada plano, uma por linha, viram a folha que o técnico leva até a máquina.

A regra das datas

data do evento = primeira data + periodicidade × (número do evento − 1)

É progressão em dias, não «todo dia 10» nem «toda primeira segunda». A escolha é deliberada: manutenção se conta pelo intervalo desde a última, não pelo calendário civil. Um equipamento que roda 30 dias precisa de atenção 30 dias depois, tenha o mês 28 ou 31.

Onde se registra o que foi feito

Na aba Planos, na matriz à direita: uma coluna por evento — a 1ª execução, a 2ª, a 3ª — onde você digita a data em que aconteceu. O cronograma acha a data pela posição, então mudar a periodicidade depois não desgruda o que já foi lançado: a 3ª execução continua sendo a 3ª, e o atraso é recalculado contra a data nova.

A aba Cronograma (calculado) é inteiramente calculada e vem protegida, justamente para ninguém digitar por cima. O filtro do cabeçalho continua funcionando.

A folha de campo de cada plano

O plano diz que a preventiva mensal do torno acontece a cada 30 dias. A folha de campo diz o que ela é: nível de óleo do cabeçote, lubrificação das guias, folga do carro transversal, correias, botão de emergência, proteção da placa, fluido de corte, limpeza. É a lista que o técnico leva até a máquina — e o que a aba Tarefas do plano guarda, uma linha por tarefa, com a seção e o que medir ou registrar.

Na aba Folha de Campo, você escolhe o plano num seletor e a folha se monta: o cabeçalho traz a TAG, o equipamento e o setor, o executante e a O.S. do plano, a periodicidade, qual é o evento (o 5º de 24) e a data prevista dele — calculada pela mesma regra do cronograma, a primeira data mais a periodicidade vezes os eventos já realizados. Abaixo, as tarefas com as colunas Feito, Não feito e N/A e um espaço para a medição ou observação; no fim, as observações gerais e as assinaturas do executante e do responsável pela área. Uma página A4, com o seu logo no canto.

Voltou do campo, a data da execução entra na matriz da aba Planos — e a folha seguinte já mostra o próximo evento. Uma tarefa que ficou em “Não feito” é assunto para o plano de ação, não para a próxima preventiva.

Como montar um plano de manutenção preventiva

A parte difícil de um plano preventivo não é decidir o que inspecionar — é decidir de quanto em quanto tempo, quando ainda não existe histórico de falha para consultar.

Na falta de dado, três fontes, nesta ordem. O manual do fabricante costuma ser a referência mais sólida disponível, e vale abrir antes de arbitrar qualquer intervalo. Depois, o histórico informal: aquilo que a equipe sabe de cor sobre a máquina que sempre dá problema. Por último, a criticidade: uma prensa que para a linha inteira merece intervalo mais curto que uma furadeira de bancada, mesmo que as duas quebrem na mesma frequência — o que muda não é a falha, é o custo dela.

Comece com poucos planos. Cinco ou dez, nos equipamentos que doem quando param, valem mais que quarenta cobrindo tudo. Plano que a rotina não comporta gera um indicador que só piora, e indicador que ninguém consegue melhorar deixa de ser olhado. É melhor acertar cinco e ampliar depois.

O primeiro ciclo é calibração, não avaliação. Se a inspeção não achou nada três vezes seguidas, o intervalo está curto e você está gastando hora de técnico. Se achou uma falha já em curso, está longo. Ajuste a periodicidade na aba Planos e siga: o que já foi lançado continua no lugar.

Os indicadores

Aderência ao plano é realizadas ÷ previstas até hoje. Mede se o plano sai do papel. Manutenção que ainda não venceu não entra na conta — senão a aderência começaria sempre péssima e melhoraria sozinha com o tempo, sem ninguém fazer nada.

Pontualidade é, entre as realizadas, quantas ficaram no prazo, em quatro faixas: no prazo, até 7 dias de atraso, até 30 dias e acima de 30. São as mesmas do painel do Andonize.

Atraso médio conta só as que atrasaram. Adiantadas não entram: puxariam a média para baixo e esconderiam o problema.

O calendário de 28 dias

A aba Calendário abre sete dias atrás e mostra as três semanas seguintes. Começar no passado é de propósito — quem toca PCM precisa ver o que acabou de vencer, não só o que vem. Cada dia mostra as manutenções daquela data com ativo, serviço e situação, em verde, vermelho ou cinza. Mude a data de início e a janela anda junto.

Requisitos

Excel 2010 ou superior, Google Sheets ou LibreOffice. Sem macro e sem fórmula matricial. As abas calculadas vêm protegidas: fundo branco é o que você preenche, fundo cinza e itálico é o que a planilha calcula. O arquivo vem com 8 máquinas, 11 planos e 62 tarefas de folha, que geram 172 manutenções programadas, e comporta 40 ativos, 25 planos, 24 eventos por plano e 300 tarefas — 600 manutenções, o que dá dois anos numa rotina mensal, e até 45 tarefas por folha impressa.

Perguntas frequentes

Preciso me cadastrar para baixar?

Não. O download é direto, sem formulário e sem e-mail. Use e adapte à vontade no seu trabalho, inclusive com os seus clientes — o que não vale é revender o arquivo nem publicá-lo em outro site como material próprio.

Posso mudar a periodicidade depois de começar?

Pode, e é para isso que a matriz de execuções existe. As datas futuras se deslocam, mas o que você já lançou continua colado ao evento a que pertence — a 2ª execução segue sendo a 2ª. Sem isso, todo ajuste de intervalo custaria relançar o histórico.

Aderência boa é quanto?

Não existe número universal, e um percentual só significa alguma coisa quando vem acompanhado do período em que foi apurado. O que interessa é a tendência na mesma janela: se em três meses seguidos ela sobe com o mesmo conjunto de planos, o processo está pegando. Se ela cai, quase sempre o problema não é a equipe — são planos demais ou intervalos mais curtos do que a rotina aguenta.

Dá para usar junto com as outras planilhas?

Dá. Todas falam da mesma fábrica de exemplo e das mesmas máquinas, com as mesmas TAGs, e nas que cadastram equipamento as primeiras colunas do cadastro são idênticas — você cadastra numa e cola nas outras.

A folha de campo serve para inspeção também?

A folha desta planilha é a de uma preventiva: as tarefas do plano, com Feito, Não feito e N/A. Para inspeção com critério de conformidade por item, criticidade e plano de ação automático, o material certo é a planilha de checklist de inspeção, que tem a própria folha de campo, montada do catálogo de itens por tipo de máquina.

Funciona no Google Sheets?

Funciona. Não há macro nem fórmula matricial, então ela abre e recalcula no Excel 2010 ou mais novo, no Google Sheets e no LibreOffice, sem conversão.

O que muda quando deixa de ser planilha

Se a sua dúvida é como essa rotina acontece na prática, além da planilha, veja Do plano à execução: PCM na prática. O guia mostra como o planejamento se transforma em tarefas na agenda da equipe, como as inspeções são registradas pelo celular diretamente em frente ao equipamento e como todo o histórico fica organizado por máquina, garantindo rastreabilidade e controle.