Toda ação de melhoria nasce com um objetivo claro: resolver um problema. O desafio não é definir o que precisa ser feito, mas garantir que cada ação tenha a prioridade correta, um responsável, um prazo realista e acompanhamento até sua conclusão.
Nesta planilha, você responde às sete perguntas do 5W2H e atribui uma nota de gravidade ao problema. A partir dessas informações, a prioridade é calculada automaticamente, assim como o acompanhamento de prazos, atrasos e desvios de custo, transformando o 5W2H em uma ferramenta de gestão contínua, e não apenas em um registro de ações.
A planilha em resumo
- Gratuita, sem cadastro e sem e-mail
- Download imediato, direto no botão acima
- Excel (.xlsx) com 5 abas, simples de adaptar
- Sem macros e sem fórmulas matriciais
- Os sete campos do 5W2H em uma única linha por ação
- Prioridade calculada a partir da gravidade
- Prazo, atraso e desvio de custo calculados
- Painel e visão por responsável para acompanhar a execução
O que quer dizer cada letra
Apesar do nome parecer técnico, o 5W2H é um método bastante simples. Ele reúne cinco perguntas iniciadas por W e duas por H, em inglês, que organizam todas as informações necessárias para transformar uma ideia em um plano de ação claro, objetivo e fácil de acompanhar.
| Campo | O que se responde | |
|---|---|---|
| What | O quê | A ação. O que será feito, começando por um verbo |
| Why | Por quê | A razão de agir: o que se encontrou e o que acontece se ficar como está |
| Where | Onde | O setor, a máquina ou o processo |
| When | Quando | A data-limite |
| Who | Quem | Uma pessoa — uma só |
| How | Como | O método |
| How much | Quanto | O custo, previsto e realizado |
Na aba de lançamento os sete ficam em sequência, sob as faixas «os 5W» e «os 2H», que marcam onde termina um grupo e começa o outro. Duas delas merecem atenção especial, porque sustentam o resto do preenchimento. Por quê não é o problema repetido: é o que se viu somado ao que acontece se nada for feito, e é esse texto que sustenta a nota de gravidade. Como é o que torna a ação executável por outra pessoa que não quem escreveu; sem ele, a linha é um lembrete, não uma instrução.
O que a planilha faz
Cinco abas: Leia-me, Parâmetros, Planos de ação, Por responsável e Painel. Você digita numa só; as duas últimas são calculadas e vêm protegidas. Cada ação é uma linha de quinze colunas, e nenhuma repete outra: são suas a origem, a gravidade, os sete campos e a situação; prioridade, prazo, atraso e desvio a planilha calcula.
A prioridade não se digita
Você dá uma nota de gravidade ao problema, de 0 a 10, e a prioridade sai dela: 8 ou mais é alta, 5 a 7 é média, abaixo disso é baixa — a mesma regra do sistema Andonize. A escala tem seis níveis, e escolher entre seis é mais honesto que escolher um número qualquer: 0 sem impacto, 3 impacto pequeno, 5 impacto relevante, 7 impacto sério, 9 risco iminente, 10 parada ou risco à vida. A nota é do problema, não da ação — é sobre o problema que se consegue ter opinião comparável entre uma pessoa e outra.
Como priorizar quando tudo parece urgente
Numa lista de plano de ação convivem duas perguntas diferentes, e cada uma pede a sua própria coluna. A primeira é o que dói mais: se nada for feito, qual problema custa caro. A segunda é o que vence antes: qual data está mais perto. Uma é gravidade, a outra é prazo, e elas quase nunca apontam para a mesma linha.
Ordenar só por data coloca uma ação trivial que vence amanhã acima de uma séria que vence no mês que vem. Ordenar só por gravidade faz perder prazo em coisas pequenas que custariam dez minutos. Por isso as duas são calculadas em colunas separadas: a prioridade vem da gravidade, o prazo vem da data-limite comparada com hoje.
Na reunião de acompanhamento, então, ordene por prioridade e olhe o atraso ao lado: o que for alta e estiver atrasada é a pauta, o resto é informação. Costumam ser três ou quatro linhas, não vinte — e é essa redução que faz a reunião terminar com decisão em vez de leitura de lista.
Prazo, atraso e desvio
A situação é sua: Aberta, Em andamento, Concluída ou Cancelada. O prazo é da planilha e sai da data — ação em aberto vira Atrasada se a data-limite passou, Vence em breve dentro da janela de alerta (7 dias no exemplo, ajustável em Parâmetros) ou No prazo. Concluída e cancelada saem da conta e a coluna fica vazia, porque a situação ao lado já diz: cada informação mora em um lugar só, o que mantém a leitura rápida e o preenchimento barato.
O atraso em dias conta desde a data-limite até hoje, só enquanto a ação está aberta. O desvio de custo é realizado menos previsto, calculado só quando a ação foi concluída e os dois valores existem: comparar realizado parcial com previsão inteira não diz nada.
O que aparece depois de preencher
O Painel resume ações em aberto, atrasadas, de prioridade alta, percentual concluído, custo previsto e realizado, desvio acumulado e atraso médio, com as cinco mais atrasadas e dois gráficos. A aba Por responsável faz a mesma leitura por pessoa — é ela que transforma o acompanhamento numa conversa de dez minutos.
O arquivo vem com 12 ações de exemplo, e os números do painel são estáveis — as datas são relativas a hoje, mas os prazos guardam a mesma distância. O que você vê ao abrir é o que está aqui: 8 ações em aberto, 3 atrasadas, 3 de prioridade alta, 33% concluído, R$ 13.300,00 previstos nas abertas, R$ 3.330,00 realizados nas concluídas, R$ 660,00 de desvio acumulado e 9,3 dias de atraso médio.
Requisitos
Excel 2010 ou superior, Google Sheets ou LibreOffice. Sem macro e sem fórmula matricial. As abas calculadas vêm protegidas: fundo branco é o que você preenche, fundo cinza e itálico é o que a planilha calcula. Ela comporta 300 ações e 20 responsáveis — acima disso o problema deixa de ser a planilha e passa a ser quem cobra as ações.
Perguntas frequentes
Preciso me cadastrar para baixar?
Não. O download é direto, sem formulário e sem e-mail. Use e adapte à vontade no seu trabalho, inclusive com os seus clientes — o que não vale é revender o arquivo nem publicá-lo em outro site como material próprio.
Qual a diferença entre 5W2H e 5W1H?
O H a mais é o quanto. No 5W1H entra só o “como”; o 5W2H acrescenta o custo — a diferença entre descrever a ação e conseguir defendê-la quando perguntarem o que ela custou. Aqui o “quanto” ocupa duas colunas: previsto e realizado.
Serve fora da manutenção?
Serve. A origem da ação é livre — inspeção, auditoria, acidente ou incidente, reclamação de cliente, reunião de análise, melhoria ou outro — e o painel conta por cada uma. Nada ali pressupõe máquina: a qualidade usa para não conformidade de auditoria e a segurança do trabalho para acidente.
Funciona no Google Sheets?
Funciona. Não há macro nem fórmula matricial, então ela abre e recalcula no Excel 2010 ou mais novo, no Google Sheets e no LibreOffice, sem conversão.
O que muda quando deixa de ser planilha
Se a sua dúvida é como essa rotina nasce na prática, além da planilha, veja Como montar um checklist de inspeção. O guia mostra como a inspeção deixa claro o que verificar, como uma não conformidade vira pendência com responsável, prazo e prioridade e como o plano de ação 5W2H acompanha a correção até o fechamento.