5W2H é um método de plano de ação: cada ação responde a sete perguntas — o quê (what), por quê (why), onde (where), quando (when), quem (who), como (how) e quanto (how much) — numa linha só, de modo que outra pessoa consiga executá-la e qualquer pessoa consiga cobrá-la. As perguntas são antigas; o que o método faz é obrigar a respondê-las todas antes de a ação entrar na lista.
Na manutenção, o 5W2H é o formato do que acontece depois do achado: o item que reprovou no checklist, a válvula que não abriu na inspeção, a causa raiz que os cinco porquês encontraram, a corretiva que se repete. Tudo isso gera uma ação, e uma ação sem dono, sem prazo e sem método não é ação — é intenção. Este guia mostra o que cada campo pede na manutenção, um plano preenchido de ponta a ponta, os erros que esvaziam o método e como acompanhar a lista sem que ela vire uma reunião de leitura.
Os sete campos, e o que cada um pede na manutenção
| Campo | O que se responde | Erro comum | |
|---|---|---|---|
| What | O quê | A ação, começando por um verbo: instalar, substituir, treinar, incluir | ”Providenciar”, “verificar”, “melhorar” — verbos que não dizem o que fazer |
| Why | Por quê | O que se encontrou e o que acontece se ficar como está | Repetir o problema (“porque a proteção está fora”) em vez de dizer o que a ação evita |
| Where | Onde | O setor, a máquina (a TAG) ou o processo | ”Na fábrica” |
| When | Quando | Uma data-limite | ”O quanto antes”, “urgente” |
| Who | Quem | Uma pessoa. Uma só | ”Manutenção”, “a equipe”, dois nomes |
| How | Como | O método: os passos, a peça, o procedimento | Em branco — a linha vira lembrete, não instrução |
| How much | Quanto | O custo previsto e, depois, o realizado; “sem custo” também é resposta | Em branco por preguiça de estimar |
Dois campos sustentam os outros. O por quê é o que dá a gravidade da ação: não é o problema repetido, é o que se viu somado ao que acontece se ninguém agir — e é sobre isso que se consegue ter opinião comparável entre uma pessoa e outra. O como é o que torna a ação executável por quem não escreveu a linha; sem ele, o “o quê” fica dependendo de quem sabe de cor.
Exemplo de plano de ação 5W2H preenchido
O exemplo vem de uma situação comum em fábrica pequena: no checklist de início de turno, o operador marca N.OK no item “proteções fixas e móveis no lugar” — a proteção lateral da prensa hidráulica PRE-05 está apoiada na coluna, sem os parafusos, e a máquina operou assim. A primeira coisa não é plano nenhum: a máquina foi bloqueada e a proteção recolocada na hora. Defeito que compromete a segurança não entra em fila — a NR-12 exige reparo ou substituição imediata (12.11.5) e a interrupção da atividade quando a anormalidade aparece na verificação de turno (12.14.2). O 5W2H entra depois, para a causa não se repetir. A análise de causa (os cinco porquês, no registro de não conformidade) chega a uma causa que a empresa controla: a proteção foi projetada sem prever a troca de ferramenta, que hoje acontece todo turno, e não existe procedimento para essa etapa. Daí saem três ações:
| Ação 1 | Ação 2 | Ação 3 | |
|---|---|---|---|
| O quê | Instalar porta com intertravamento no lugar da proteção fixa lateral | Escrever e treinar o procedimento de troca de ferramenta | Incluir a proteção no checklist de início de turno como item de bloqueio |
| Por quê | Elimina a remoção da proteção: a troca de ferramenta passa a ser feita com a porta aberta e a máquina intertravada | Padroniza a etapa de risco; sem procedimento, cada operador faz de um jeito | Detecta a proteção fora antes de operar, todo turno |
| Onde | Prensa hidráulica PRE-05 — estamparia, linha 2 | Estamparia — todos os operadores da linha 2 | Checklist de início de turno da PRE-05 |
| Quando | 10/10/2026 | 26/09/2026 | 19/09/2026 |
| Quem | Marcos Silva — manutenção | Ana Souza — qualidade | Rafael Lima — supervisor |
| Como | Projeto e instalação pela manutenção, com laudo de intertravamento; máquina bloqueada durante a obra | POP com bloqueio, ordem das etapas e conferência; treinamento de 40 min por turno, com lista de presença | Item com gravidade 10 no roteiro: N.OK bloqueia a liberação da máquina |
| Quanto | R$ 4.800,00 | Sem custo | Sem custo |
Repare no que o exemplo tem que a maioria dos planos não tem. Nenhuma das três ações é “orientar o operador a não tirar a proteção” — essa seria a ação que trata o sintoma e deixa a causa intacta. Cada “quem” é uma pessoa, com o setor ao lado para quem lê de fora. Cada “quando” é uma data, e as três são diferentes, porque o que cada ação exige é diferente: o checklist muda em uma semana; a porta leva um mês. E “sem custo” está escrito, não em branco — a ação foi avaliada, e a resposta foi zero.
É este exemplo que vem preenchido no modelo de relatório de não conformidade, e são estas linhas que entram na planilha 5W2H, uma por ação.
A prioridade não se digita: vem da gravidade
Um plano de ação com vinte linhas precisa dizer por onde começar, e a pior forma de decidir isso é cada pessoa digitar “alta” ou “baixa” segundo o próprio humor. O que funciona é dar uma nota de gravidade ao problema, de 0 a 10 — o que acontece se ninguém agir, não o tamanho do conserto — e deixar a prioridade sair da nota: 8 ou mais é alta, 5 a 7 é média, abaixo disso é baixa.
A escala tem seis degraus, e escolher entre seis é mais honesto que escolher um número qualquer: 0 sem impacto; 3 impacto pequeno; 5 impacto relevante; 7 impacto sério; 9 risco iminente; 10 parada ou risco à vida. A proteção da prensa é 9: a máquina operou com acesso à zona de prensagem. Uma etiqueta de identificação apagada é 3. As duas geram ação; só uma é pauta da reunião.
É a mesma régua da planilha 5W2H, do modelo de RNC e do sistema Andonize — e é isso que faz uma ação de janeiro ser comparável com uma de setembro, e uma ação da manutenção com uma da qualidade.
De onde as ações nascem na manutenção
O 5W2H não é um documento que se abre do nada; é o destino de outros registros. Na manutenção, as ações costumam vir de cinco lugares:
- Do checklist de inspeção. O item N.OK é a origem mais frequente. O achado, o local e o responsável já estão na resposta; o que falta é o resto da linha. Com uma ressalva que vale para qualquer roteiro: o N.OK que compromete a segurança é parada e correção imediata, não linha com prazo — o 5W2H trata o que dá para programar e a causa do que já foi contido. O checklist de inspeção em Excel calcula a nota do item pela criticidade — a mesma que vira a gravidade da ação.
- Do relatório de inspeção. O parecer “liberado com restrição” é uma ação com prazo: a restrição vale até a correção, e a correção é a linha do 5W2H. No exemplo do relatório de inspeção, a válvula de segurança do compressor que não abriu vira “substituir a válvula de segurança — 30 dias — mecânico”.
- Da não conformidade. A causa raiz dos cinco porquês gera as ações corretivas, como no exemplo acima. É o caso em que o 5W2H mais importa: ação que trata a causa, não o sintoma.
- Da corretiva. Uma corretiva bem registrada termina com uma ação de prevenção: encurtar o intervalo da preventiva, incluir a lubrificação no checklist, trocar o fornecedor da peça. Sem essa linha, a mesma falha volta.
- Da preditiva. O alerta da rota — a temperatura do mancal subindo, a corrente desequilibrada — vira uma corretiva planejada com data escolhida pela equipe. A linha do 5W2H é o que segura a data.
Como acompanhar sem virar reunião de leitura
Uma lista de ações tem duas perguntas que quase nunca apontam para a mesma linha: o que dói mais (a gravidade) e o que vence antes (o prazo). Ordenar só por data coloca uma ação trivial que vence amanhã acima de uma séria que vence no mês que vem; ordenar só por gravidade faz perder prazo em coisas de dez minutos. As duas precisam ficar em colunas separadas.
Na reunião de acompanhamento, ordene por prioridade e olhe o atraso ao lado. O que for alta e estiver atrasada é a pauta; o resto é informação. Costumam ser três ou quatro linhas, não vinte — e é essa redução que faz a reunião terminar com decisão em vez de leitura. A situação de cada ação (aberta, em andamento, concluída, cancelada) é de quem executa; o prazo, o atraso e o desvio de custo saem da data e dos valores, e não se digitam. A planilha 5W2H faz essa parte, com um painel por responsável.
Uma ação concluída ainda não é uma ação eficaz. Eficácia é o problema não voltar — e isso se verifica depois do prazo, por quem não executou a ação. Se voltou, a linha reabre com um “como” diferente.
5W2H, 5W1H e PDCA
O 5W1H é o mesmo método sem o “quanto”. Serve para ação que não custa nada avaliar, mas perde a resposta que mais se cobra depois: o que isso custou. Na manutenção, onde a ação quase sempre tem peça, hora ou parada, o segundo H fica.
O PDCA é o ciclo: planejar, fazer, verificar, agir. O 5W2H é o formato do planejar — a linha que descreve a ação — e a verificação de eficácia é o verificar. Um não substitui o outro; o 5W2H é o que faz o “planejar” do PDCA ser concreto o suficiente para alguém executar na segunda-feira.
Os erros que esvaziam o método
- Duas pessoas no “quem”. Ação de dois é ação de nenhum. Se precisa de duas, são duas linhas.
- “O quanto antes” no “quando”. Não entra em agenda e não atrasa nunca. Toda ação tem uma data, mesmo que seja para revisar.
- O “por quê” repetindo o “o quê”. “Instalar a proteção porque a proteção está fora” não sustenta gravidade nenhuma. O por quê é o que a ação evita.
- Ação que trata o sintoma. “Orientar o operador” resolve até o próximo turno. Se a causa raiz não foi achada, o 5W2H organiza uma ação que não vai funcionar.
- Vinte ações de prioridade alta. Se tudo é alta, nada é. A nota é do problema; se todas as notas são 9, a régua está errada ou o problema é um só.
- Ação concluída sem verificação. Marcar “concluída” fecha a linha, não o problema.
Perguntas frequentes sobre 5W2H
O que é 5W2H?
É um método de plano de ação em que cada ação responde a sete perguntas: o quê (what), por quê (why), onde (where), quando (when), quem (who), como (how) e quanto (how much). O nome vem das iniciais em inglês — cinco W e dois H. O resultado é uma linha por ação, completa o bastante para ser executada por outra pessoa e cobrada por qualquer uma.
Para que serve o 5W2H?
Para transformar um problema ou uma decisão em ação com dono, prazo, método e custo. Na manutenção, serve para tratar o item reprovado no checklist, a não conformidade, a restrição de uma inspeção e a prevenção de uma falha que se repetiu. Fora dela, a qualidade usa para auditoria e a segurança do trabalho para acidente e incidente — o formato é o mesmo.
Como fazer um plano de ação 5W2H?
Uma linha por ação, com as sete respostas. Comece pelo problema e pela gravidade dele (0 a 10), porque a prioridade sai daí; depois o quê (com verbo), por quê (o que a ação evita), onde (a TAG ou o setor), quem (uma pessoa), quando (uma data), como (o método) e quanto (o custo previsto; “sem custo” também vale). Acompanhe por prioridade e atraso, e verifique a eficácia depois do prazo. O exemplo deste artigo tem três ações completas.
Qual a diferença entre 5W2H e 5W1H?
O segundo H, o “quanto”: o custo previsto e o realizado. O 5W1H descreve a ação; o 5W2H permite defendê-la quando perguntarem o que custou. Na manutenção, onde quase toda ação tem peça, hora ou parada, o custo fica.
Quem preenche o 5W2H?
Quem viu o problema começa: o achado, o local e a gravidade são de quem inspecionou. O resto — o método, o prazo, o custo — é de quem planeja, porque depende de recurso, peça e janela de parada que o campo não conhece. Dividir assim evita o prazo inventado na hora e a ação sem quem a execute.
O que muda quando deixa de ser planilha
Na planilha, alguém relê o checklist e transcreve cada N.OK para uma linha. No Andonize, a resposta pontuada que atinge o limite configurado vira uma pendência 5W2H ao concluir a tarefa, com quatro campos já preenchidos — o achado, onde, quem é o responsável da tarefa e a prioridade calculada da pontuação. O gestor completa o resto na revisão: o porquê, o como, o prazo e o quanto. O prazo não nasce preenchido de propósito: ele é de quem pode avaliar recurso e parada, não de quem estava em campo.
Para ver como o checklist, a pendência e o acompanhamento se ligam no mesmo fluxo, veja Como montar um checklist de inspeção.